Vous pouvez consulter deux tutoriels vidéos pour le Self mobile RenoiRH (s'inscrire à une formation et valider une demande), en suivant le lien suivant : https://forge.mitrill.com/support/article/12

Cette FAQ est construite à partir des questions posées pendant les formations et les ateliers d'échanges autour de RenoiRH-Formation. Elle est également alimentée par les questions qui remontent régulièrement sur l'outil. (Pour simplifier votre consultation, vous pouvez faire une recherche dans cette page en appuyant sur Ctrl+F).

Dernière mise à jour : 3 août 2022

• Comment faire pour changer l'habilitation d'un responsable hiérarchique dans le cas d'un départ de l'établissement ? Comment habiliter le nouveau responsable ?
  • Il faut suivre la procédure détaillée dans le guide de gestion des responsables hiérarchique.
• Existe t-il un tableau récapitulant toutes les formations demandées par tous les agents d'une structure et indiquant les dates de début et de fin de formation, sur une période donnée ?
  • Malheureusement non, pas pour le moment.
  • Les DRFCP et le bureau FormCo travaillent sur des requêtes dans la partie Reporting de RenoiRH pour proposer ce type d'export, ce n'est pas encore prêt.
• Comment vérifier le choix de la session et des dates de formation pour valider une demande ?
  • Lors de la validation, il faut aller sur l'onglet «Identifier / Analyser la demande» et vérifier dans la colonne «Session» qu'il y a bien un numéro de session. S'il n'y en a pas, elle peut être ajoutée en cliquant sur le bouton «...». S'il y en a une, il faut cliquer sur la loupe pour avoir les détails (notamment les dates).
• Que faire si agent n'a pas choisi de session ?
  • En premier lieu, faire remonter le problème à l'agent lui-même (pour éviter que ça se reproduise) et à son supérieur hiérarchique (qui a validé sans avoir de dates !).
  • Ensuite, en fonction du choix de l'agent, sélectionner une session dans l'onglet «Identifier / Analyser la demande» avant de valider la demande.
• Que faire en cas de vacance d'un poste de valideur ?
  • Si le valideur part en congés ou s'absente de manière anticipée, il doit déléguer ses droits à partir de son Self mobile avant de partir, ce qui permettra la validation par la personne dépositaire de la délégation.
  • Si le valideur est absent pour une raison qui n'a pas pu être anticipée et qu'il ne peut pas faire la délégation sur son Self mobile (arrêt longue maladie par exemple), il y a deux solutions possibles :
    • si peu d'agents sont concernés, leur nommer individuellement des responsables par exception (sans oublier de les enlever lors du retour du valideur)
    • sinon, demander la modification du poste valideur (selon la procédure détaillée dans le guide de gestion des responsables hiérarchique). La même manipulation devra ensuite être faite dans l'autre sens lorsque le poste sera à nouveau pourvu.
• Qui valide en l'absence du RLF ?
  • Personne, c'est pour ça qu'il est important que chaque structure dispose d'au moins deux personnes habilitées pour pouvoir organiser les absences et continuités de service.
• Est-ce que l'abonnement aux alertes est définitif ?
  • En théorie oui. Il se peut cependant que des abonnements soient désactivés lors de mises à jour de l'outil. Pensez à vérifier vos abonnements lorsque nous vous informons que RenoiRH a été mis à jour.
• Où se trouvent les alertes RLF (sur le Self mobile ou sur RenoiRH) ?
  • Les alertes pour les RLF se voient exclusivement sur l'interface RenoiRH, elles ne sont pas envoyées par mail ni affichées sur le Self mobile.
• Quels sont les différents erreurs que peuvent rencontrer les agents lorsqu'ils veulent s'inscrire sur le Self mobile ?
  • Les erreurs les plus fréquentes sont les suivantes :
    • L'agent n'arrive pas du tout à se connecter au Self mobile. Il faut alors vérifier son profil auprès du GPRH, et éventuellement contacter l'assistance à l'adresse assistance-sirh.sg(at)agriculture.gouv.fr.
    • Lors de l'affichage, le Self peut afficher un message «Erreur durant le chargement des données». L'agent peut tout de même essayer de faire la recherche du stage. Si l'erreur persiste après une recherche, le Self mobile est surchargé, il faut réessayer plus tard.
    • Lors du dépôt de la demande, l'absence de valideur opérationnel peut bloquer la demande. Il faut vérifier avec le GPRH que l'agent est affecté au bon poste, dans la bonne structure, et qu'il y a bien une personne (et une seule) affectée sur le poste valideur.
    • Lors du dépôt de la demande, il peut également y avoir un blocage si l'agent a déjà une demande en cours avec des dates potentiellement incompatibles. L'agent doit alors vérifier si les deux formations sont réalisables et compatibles. Il pourra déposer la deuxième demande après que la première ait été validée.
  • Pour les autres erreurs, contacter l'assistance à l'adresse assistance-sirh.sg(at)agriculture.gouv.fr.
• Quelles formations retrouve-t-on sur le Self mobile ?
  • Toutes les formations ouvertes au niveau national.
  • Les formations régionales qui ont été rattachées à la structure de l'agent connecté (en générale, celles organisées par la DRFC de la région d'affectation - selon le public ciblé).
  • Les formations locales organisées par la structure de l'agent connecté.
  • Attention : le site FormCo affiche quand à lui toutes les formations sans filtre, il est donc possible d'avoir une formation sur FormCo et de ne pas la voir dans RenoiRH. Il faut dans ce cas se renseigner auprès de l'organisateur (le site FormCo indique les coordonnées d'un contact pour chaque formation).
• Où trouver le fiches mémo pour la création des stages ?
  • Sur cette page.
  • Pour les EPLFEPA, sur l'espace FormCo Resana.
• Que doit faire le RLF si un agent ne s'inscrit pas par le bon moyen ?
  • Si l'agent s'inscrit par fiche papier ou par FORGE alors qu'il a accès au Self mobile, il faut refuser la demande et lui demander de la faire sur le Self mobile.
  • Pour les formations de la DRFCP Nouvelle-Aquitaine, les fiches papiers ne sont plus acceptées, il faut donner à l'agent le lien vers le Self mobile ou vers FORGE selon son profil.

• Peut-on accéder à RenoiRH-Formation depuis un ordinateur individuel (personnel) ?

  • On peut accéder au Self mobile depuis n'importe quel poste, y compris individuel ou personnel.

  • On ne peut pas accéder à l'interface gestionnaire RenoiRH-Formation depuis un ordinateur personnel (la connexion nécessite une authentification sur le réseau interministériel, donc un accès sur le RIE ou par un VPN, et cet accès ne peut être autorisé sur un ordinateur personnel pour raison de sécurité).

• Est-ce que les habilitations pour les validations opérationnelles (hiérarchiques) dans les EPLEFPA sont fonctionnelles ?

  • Oui, en grande partie, mais il reste des cas particuliers où il y a des erreurs dans la base RenoiRH qui sont en cours de correction.

  • Pour les responsables valideurs, les gestionnaires de proximité en EPLEFPA doivent penser à saisir le directeurs de centre comme responsable par exception.

  • La liste des postes valideurs dans les EPLEFPA est disponible dans le fichier ci-dessous, elle comporte encore quelques problèmes :

    • Dans certains EPL, il y a des erreurs dans RenoiRH et deux responsables de deux centres différents sont en réalités affectés sur le même poste. Dans ce cas, la demande est automatiquement basculée sur le responsable de niveau supérieur (le directeur d'EPL). Les corrections ont été demandées.

    • Pour certains centres, ce n'est pas le bon numéro de poste qui a été indiqué. Les corrections ont été demandées.

    • Accéder au fichier : Liste de postes valideurs en EPLFEPA

• Certains agents n'ont toujours pas accès à leur Self mobile et/ou certains RLF n'ont toujours pas accès à RenoiRH-formation. Comment régler le problème ?

  • Il faut envoyer un mail à assistance-sirh.sg(at)agriculture.gouv.fr

• Comment faire pour changer le responsable opérationnel d'un agent ?

  • Si l'agent n'est pas encore rattaché à son responsable théorique, il faut juste attendre que RenoiRH soit complètement paramétré (c'est le cas principalement dans les EPLEFPA).

  • Si le paramétrage de RenoiRH est bon mais que l'agent doit avoir un responsable par exception, la manipulation est à faire par le gestionnaire de proximité RH, et décrite dans la note de service 2021-972.

  • Si le responsable opérationnel d'un agent est absent et souhaite déléguer la validation pendant une durée déterminée, il doit le faire sur son Self mobile. La procédure est décrite dans le guide disponible sur le site FormCo.

• Est-ce que les demandes de formation en attente de validation opérationnelle sont visibles par les RLF dans RenoiRH-formation ?

  • Non, les demandes ne remontent dans RenoiRH-Formation qu'après la saisie de l'avis du responsable opérationnel sur le Self mobile.

• Que faire si un RLF reçoit une demande sur RenoiRH-Formation pour un agent qui n'est pas de sa structure ?

  • Il faut envoyer un mail à assistance-sirh.sg(at)agriculture.gouv.fr

• Que faire si un agent reçoit une erreur indiquant que son adresse mail n'est pas valide pour accéder au Self mobile RenoiRH ?

  1. Vérifier ou faire vérifier par le gestionnaire de proximité RH que l'adresse mail de l'agent est correcte dans son profil RenoiR.

  2. Faire vérifier par l'agent que son adresse mail principale est valide sur son profil Agricoll (l'agent peut se connecter à l'annuaire à cette adresse : https://annuaire.agricoll.agriculture.gouv.fr, puis aller dans "Editer ma fiche" et choisir son adresse principale en bas de la page (dans l'entrée Mél de notification).

  3. Si les manipulations ci-dessus ne règlent pas le problème (attendre 24h pour laisser aux changements le temps de se propager), alors contacter l'assistance à l'adresse précédemment citée : assistance.dsa(at)agriculture.gouv.fr

• Est-ce que les dates des prochaines formations RenoiRH sont déjà prévues ?

  • Des formations RenoiRH-niveau 2 (Organiser la formation locale) sont programmées les 31 mars, 5 et 8 avril. D'autres pourront être proposées par la suite (niveau 1 et niveau 2).

• Peut-on faire remonter le besoin pour les RLF de recevoir un mail d'alerte lorsqu'une demande est en attente de validation ?

  • C'est fait.

• Comment circule l'information entre le Self mobile et RenoiRH-Formation ?

  • Les données concernant les formations sont enregistrées dans RenoiRH-formation, auquel seuls les responsables formation ont accès.

  • Lors de la consultation des formation via le Self mobile, le Self mobile consulte la base RenoiRH-formation et affiche aux agents les formations disponibles. Ils peuvent alors déposer une demande qui est enregistrée sur le Self mobile uniquement.

  • Une alerte s'affiche sur le Self mobile du valideur opérationnel (responsable hiérarchique). S'il y a des demandes en attente sur le Self mobile du valideur en fin de journée, il reçoit un mail l'alertant des demandes en attente. Ce mail automatique est envoyée par l'adresse ne_pas_repondre(at)cisirh.finances.gouv.fr et se nomme «[RenoiRH] Self-service : Vous avez des tâches à traiter.»

  • Une fois la validation réalisée par le valideur opérationnel, la demande est transférée depuis le Self mobile vers RenoiRH-formation, et une alerte apparaîtra dans l'espace de gestion du RLF.

• Pour les agents n'ayant pas accès au Self mobile RenoiRH, qu'y a-t-il à faire après avoir transmis la fiche papier (ou avoir validé la demande sur FORGE) ?

  • Rien. Par contre, avant de valider, il faut si besoin vérifier l'accord de prise en charge pour les frais de déplacement (comme pour les demandes validées dans RenoiRH-formation et selon les mêmes procédures - cf. fiche Mémo Valider une demande pour les RLF).

• Les stages suivis en dehors des plans de formation du MAA doivent-ils être saisis dans RenoiRH ?

  • Oui, tous les stages suivis auprès d'autres organismes, publics comme privés, et dès qu'ils sont autorisés par l'administration, doivent être saisis dans RenoiRH pour être inscrits au dossier de l'agent. Cela concerne entre autres les formations suivies sur la plate-forme SAFIRE, auprès des CVRH (via Oups), auprès de l'Education Nationale etc.

  • Cette saisie est à la charge du RLF de l'agent, sur présentation par l'agent d'un justificatif (attestation de stage ou de suivi de formation). Les formations vous permettant de faire ces saisies vous seront bientôt proposées.

• Comment vérifier si un agent est bien dans RenoiRH et voir la liste des agents d'une structure pour un RLF qui n'est pas gestionnaire de proximité RH.

  • Une fiche mémo a été ajoutée ci-dessus : Fiche RenoiRH_RLF - Consulter sa communauté de travail.

• De quoi ont besoin les RLF pour accéder à RenoiRH ?

  • Chaque gestionnaire habilité doit avec un certificat Agricoll pour se connecter (si vous n’en avez pas, il faut voir avec vos SIDSIC / votre GLA / votre DRTIC).

  • En EPLEFPA, il faut également que l’agent accède à un poste de travail sur lequel est installé son certificat et le VPN Mercure ou Demeter (voir avec vos équipes informatiques / votre DRTIC).

• Est-ce que SAFO (et EPICEA) sont encore accessibles après le 1^er janvier 2022 ?

  • Oui, mais il n’y aura plus de formation ouverte en inscription, et il est fort probable que l’accès soit coupé pendant l’année.

  • L’historique de formation des agents sur SAFO sera accessible jusqu’à ce que l’accès à l’outil soit définitivement coupé. Celui est agents connus dans RenoiRH sera intégré à RenoiRH. Il sera nécessaire d’exporter celui des autres (notamment les ACB).

• Qui valide la demande de formation pour un service contenant des agents MAA mais qui n’a aucun agent MAA dans la hiérarchie (ni chef de service ou d’unité, ni directeur ou directeur adjoint)

  • Il faudra nommer un valideur parmi les agents MAA présents dans l’unité, et mettre en place une procédure interne pour qu’il transmette les demandes au hiérarchique et fasse les saisies en fonction de l’avis de ce dernier.

• Qui modifie le profil de l’agent en cas d’erreur (par exemple sur son adresse mail ou pour lui attribuer un valideur opérationnel par exception) ?

  • La modification doit être faite par un Gestionnaire de Proximité RH, éventuellement validée par un Gestionnaire de Corps.

• Le RLF est-il prévenu par mail lors du dépôt d’une demande de formation ?

  • Non, il faut se connecter à RenoiRH formation sur un rythme régulier pour gérer les demandes.

• Pourquoi les RLF en SGC ont-ils plusieurs profils de "Responsable de Formation Local" ?

  • L'habilitation se fait pour chaque périmètre d'activité. Les RLF en SGC peuvent donc être habilités :
    • sur leur SGC pour organiser des formations (le rôle contient alors la mention ID)
    • sur une DDT ou une DDTM pour gérer les demandes d'inscription des agents MAA de cette structure (le rôle contient alors un T)
    • sur une DDPP ou une DDCSPP pour gérer les demandes d'inscription des agents MAA de cette structure (le rôle contient alors un P)

• La typologie des formations peut-elle être modifiée pour afficher T1, T2, T3 ?

  • A priori non, il faut utiliser les codes existants (F10 pour T1, F11 pour T2, F12 pour T3 et F16 pour PEC). Mais on va faire remonter la demande en insistant parce qu’on aimerait bien que ça change également.

• Est-il prévu que l’ensemble des agents puisse déposer leurs demandes par le Self mobile RenoiRH ?

  • Non. Il est prévu que l’utilisation reste réservée aux seuls agents du MAA. Les titulaires et contractuels d’État sont les premiers concernés et les ACB dans les EPLEFPA sont en cours d’intégration. Peut-être que d’autres profils (opérateurs ou enseignement supérieur) pourront être intégrés à terme (ce n'est pas encore prévu), et les agents d’autres ministères ou d’autres fonctions publiques ont très peu de chances de l’être.

• Y a-t-il une liste des valideurs opérationnels paramétrés dans RenoiRH ?

  • Pas encore, mais c’est prévu au moins pour les EPLEFPA. La DRFCP vous tiendra au courant dès que possible.

• Peut-on corriger une validation en cas d’erreur de saisie ?

  • On peut modifier une demande tant qu’elle est « En attente » ou après qu’elle ait été « Validée ». Mais on ne peut plus modifier une demande « Rejetée ».

• Est-ce que les RenoiRH des différents ministères vont être fusionnés ?

  • A priori non … et ça semble très peu probable à l'avenir.

• Comment peut-on savoir qui a organisé un stage ?

  • En regardant la description du stage sur le site FormCo. La fiche descriptive d’un stage contient le nom de l’UO organisatrice et les coordonnées d’un contact. Si vous avez le code du stage, vous pouvez déduire l’organisateur à partir du début du code (voir la fiche mémo : liste des unités organisatrices).

Vous pouvez accéder à une formation en ligne sur Mentor pour vous familiariser / perfectionner sur RenoiRH formation.

Cette formation est découpée en 3 modules :

• Rappels sur l'organisation de la formation continue au MAA
• Présentation du module formation de RenoiRH
• La validation des demandes de formation dans RenoiRH

Pour ceux ayant suivi les formations en 2021, ça peut vous permettre de réviser ce qu'on a vu ensemble.

Pour les autres, ça peut vous faire une base vous permettant de fonctionner rapidement en attendant les prochaines formations.

Pour y accéder, c'est ici : https://mentor.gouv.fr/course/view.php?id=663