Autorisation de déplacement - Prise en charge des frais de mission
Les frais relatifs à votre départ en formation sont pris en charge par l’administration, sous certaines conditions.
- Qui autorise mon déplacement ?
- Quelle est la structure susceptible de prendre en charge vos frais ?
- Quelles procédures devez-vous respecter pour bénéficier du remboursement ?
- Quels sont les frais de formation pris en charge ?
- Textes réglementaires fixant les conditions et taux de remboursement de ces frais.
Autorisation de déplacement pour se rendre en formation
Suite à la réception de la convocation, et avant le départ en formation, le futur stagiaire doit s'assurer qu'il est autorisé, par sa structure, à se déplacer pour suivre cette formation, selon la procédure en vigueur dans sa structure.
Pour le déplacement des agents d'administration centrale et de services déconcentrés, l'ordre de mission est à établir par leur structure.
Pour les agents affectés en EPLEFPA, l'autorisation de déplacement est à établir par l'établissement.
Pour le déplacement vers la métropole des agents d'outre mer affectés en EPLEFPA, l'ordre de mission est à établir par les DAAF ou services en Outre-mer, en accord avec l'établissement.
Autorité susceptible de prendre en charge les frais
Elle est fonction de votre structure d’affectation, mais également du type de formation suivie.
C’est le responsable local formation (RLF) de votre structure qui fera suivre votre demande d’inscription à l’autorité ad hoc, pour validation de la prise en charge financière des frais de mission, et des éventuels frais d'inscription.
Pour les agents d’administration centrale et de services déconcentrés (D(R)AAF et DDI), l’autorité susceptible de rembourser les frais de mission, et éventuellement d'inscription, est la structure d’affectation de l’agent.
Pour les agents d’EPLEFPA, il s’agit prioritairement des structures suivantes, sous réservé de validation préalable :
- Pour les formations du Programme National de Formation (PNF) géré sur SAFO, il s’agit des structures organisatrices des formations (hors Aller/Retour DOM – métropole pris en charge par les DAAF).
- Pour les formations des Programmes Régionaux de Formation et celles du Programme National de Formation (PNF) géré sur EPICEA, il s’agit de la délégation régionale à la formation continue des D(R)AAF.
- Pour les formations des Programmes Locaux de Formation, il s’agit soit de la délégation régionale à la formation continue des D(R)AAF, soit de votre structure d’affectation.
Pour les formations statutaires et les dispositifs particuliers programmés par note de service, se référer aux conditions particulières de remboursement prévues.
Les formations peuvent être ouvertes plus largement, sous réserve de la validation de la structure organisatrice et dans le respect de ses propres règles :
- agents des établissements d'enseignement supérieur agricole,
- agents de droit public exerçant en établissements d'enseignement agricole privé,
- agents des opérateurs de l'état,
- agents d'autres ministères...
Dans ce cas, les frais de mission sont à la charge de la structure où les agents sont en poste.
Procédures à respecter pour bénéficier du remboursement de vos frais
Le remboursement des frais de formation n’est possible que si vous respectez les points suivants :
- Votre candidature doit avoir été validée par l’ensemble des acteurs concernés (hiérarchique, RLF, autorité assurant le remboursement et structure organisatrice de la formation), dans le respect de la procédure d’inscription (voir partie « Modalités d’inscription »).
- Votre demande de remboursement doit être transmise selon la procédure établie par le financeur, notamment en matière de pièces justificatives (convocation, attestation de stage, autorisation de déplacement, état de frais…).
Frais de formation pouvant être pris en charge
- Frais de mission du stagiaire
Ils comprennent le transport, l’hébergement et la restauration, et sont remboursables selon les règles en vigueur.
(voir liste des textes réglementaires - nouveaux taux applicables à partir du 1/3/2019)
- Frais d'inscription
Lorsqu’un agent d’administration centrale, de services déconcentrés (D(R)AAF, DDI) ou d’EPLEFPA s’inscrit à une formation proposée dans le cadre de l’offre nationale, régionale ou locale du ministère, aucun frais d’inscription ne lui est demandé, sauf conditions particulières mentionnées. L’ingénierie est en effet pris en charge par l’administration.
Pour les formations qui ne rentrent pas dans ce cadre, des frais d'inscription peuvent être demandés. L'agent doit alors se rapprocher du responsable local formation (RLF) de sa structure.
- Cas particulier des formations statutaires
Les formations statutaires sont organisées soit dans le cadre d’un premier emploi dans l’administration et suivie avant titularisation, soit dans le cadre d’un nouvel emploi obtenu à la suite notamment d’un concours interne ou externe. Le taux de base de l’indemnité de stage s’apprécie en fonction du lieu où se déroule le stage et en fonction des conditions matérielles d’hébergement et de repas.
(voir arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de stage)
Liste des décrets et arrêtés fixant les conditions de remboursement des frais de misson
- Décret no 2019-139 du 26 février 2019 modifiant le décret no 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat. Il est accompagné de deux arrêtés fixant respectivement les nouveaux taux des indemnités kilométriques et des indemnités de mission (nuitées). Ces trois textes sont parus le 28 février 2019 et sont applicables depuis le 1er mars 2019.
- Arrêté du 26 février 2019 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission (nuitée et repas). Les taux de nuitée sont augmentés : 110 € pour Paris intra-muros, 90 € pour les villes de plus de 200 000 habitants et la métropole du grand Paris, 70€ pour les autres communes (petit-déjeuner inclus dans ces montants).